Em algum momento, todo empresário se depara com 1 milhão de pendências para resolver e esse acúmulo impacta diretamente no desempenho do negócio. Pois é, quando sua empresa está ganhando forma e crescendo cada vez mais não há lugar para fugir. Você irá perceber que chegou a hora de implantar processos e fazer reuniões com o time e colaboradores.
Talvez em empregos antigos, já era um hábito participar desses encontros e que, algumas vezes, não tinham um objetivo de falar do negócio em si. Por esse motivo muitos empreendedores, quando criam suas empresas, evitam de aplicar reuniões como parte do processo interno de trabalho, mas é aí que mora o problema.
A reunião é algo indispensável para o desenvolvimento do time. É a partir de uma conversa aberta que planejamentos são construídos, metas são postas, soluções são discutidas, entre outras possíveis abordagens são realizadas.
Então, o importante é tornar esse momento mais produtivo para que a equipe e clientes consigam perceber a organização e resolução das ações que sua empresa oferece. Reunimos alguns pontos que consideramos essenciais na hora de organizar uma reunião.
Como fazer reuniões produtivas: pré-encontro
Deixe a agenda compartilhada
Um primeiro passo simples de planejamento é preencher sua agenda com as principais atividades do dia. Desse modo é muito mais fácil entender quais são os espaços vagos e preenchidos do seu trabalho. Mas antes de marcar uma reunião, compartilhe sua rotina para as pessoas que irão participar do encontro. Assim você evita aquele problema de “esse dia não posso” ou “estou viajando”.
Existem várias ferramentas de calendário na internet que podem ser visualizadas por outras pessoas. Uma delas é o Google Calendário. Veja qual atende melhor a necessidade do seu negócio.
Procure um ambiente sem interferências
Algo bastante importante e que pode afetar a produtividade da conversa é o quão agradável é o lugar da reunião. Evite espaços que tenham barulho ou que haja muita circulação de pessoas. A situação requer atenção e os envolvidos podem se dispersar facilmente com interferências externas.
Essa regra também vale para reuniões não presenciais. Utilize um espaço da sua casa ou da empresa que seja mais tranquilo. Estude a possibilidade de adquirir um fone de ouvido headset para diminuir ruídos.
Faça uma pauta
Como a reunião será conduzida? Se existe um elemento que irá mostrar para a equipe ou clientes que você é uma pessoa organizada é a criação da pauta. Reúna os assuntos mais importantes e deixe claro para os envolvidos qual será o objetivo da conversa. Sendo assim, todos conseguem se preparar melhor para o encontro e isso garante que todos os assuntos relevantes sejam debatidos.
Durante a reunião
Controle o tempo
Todos temos que concordar que a vida de empreendedor não é fácil e que raramente existe um tempinho livre para descansar, por isso é essencial planejar o tempo de duração das reuniões. É interessante você estudar a sua agenda para determinar o período do compromisso.
Ative o cronômetro do celular ou use recursos online para acompanhar o tempo.
Documente os assuntos abordados
Esteja preparado para anotar todas as pendências e tomadas de decisões, porque, no fim das contas, você estará fazendo esse momento valer a pena. A ata da reunião mostra para a equipe e clientes que a sua empresa está se comprometendo em solucionar os assuntos levantados na discussão. Então, escreva ou digite os temas mais importantes para depois dar um feedback dessas pendências.
Após a reunião
Compartilhe o follow-up com os envolvidos
Com a ata feita, chegou o momento de formalizar o pós-reunião. Chamado de follow-up no universo do marketing, o termo significa fazer um acompanhamento de um processo determinado logo após uma reunião ou apresentação de proposta. Então, crie um email trazendo esses assuntos documentados e envie para os envolvidos estarem a par da situação.
Passe prazos ou estimativa de alguma resolução
Último tópico e, talvez, um dos mais importantes, é de alinhar expectativas em relação às entregas, porque nada adianta se muitos temas foram discutidos e formalizados, mas eles ainda não receberam uma estimativa de prazo para serem finalizados. Seja o mais sincero possível e passe o retorno de quando aquele tópico específico pode ser concluído.
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